ویژگی های نرم افزار دبیر خانه و مقایسه آن با روش های سنتی
پورتال acterss
ویژگی های نرم افزار دبیر خانه و مقایسه آن با روش های سنتی
12 مرداد 1395 ساعت 11:51 | بازديد : 80 | نويسنده : | ( نظرات )
ثبت مکاتبات، ارسال مراسلات و نامه رسانی از دیر باز پایه ها ی اولیه  علوم اداری بوده است . دفترداری و منشیگری هنری است که درگذشته به برخی از مورخان اختصاص داشت و امروز می توان گفت که دبیر خانه قلب واحد های اداری است . بدیهی است که ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزونی یافته وکاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل  است . تماس تلفنی،ارسال فاکس یا دورنویس،تلگرام و ارتباطات شبکه های کامپیوتری همه این راه امکان پذیر شده است . آموزش و استفاده صحیح از امکانات ارتباطی و پاسخگویی و ایجاد رضایت مردمی به وسیله ارتباطات مباحث دیگری است که در این مقاله به آن اشاره شده است . سیستم جامع دبیرخانه از دیرباز ساختارسازمانی اداره ها بوده و اکنون نیز یکی از ارکان اصلی شرکتها و ادارات و سازمان ها است .

تا کنون از سالهای گذشته سیستم سنتی دبیر خانه به شکل ملموس و به تدریج تغییراتی را شاهد بوده است . در سیستم سنتی در دبیر خانه امکانات و عملیات بیشتر به صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود . اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه ای و اینترنت و درپی آن  سیستم دبیرخانه نیز از آنها ناثیر گرفته و در حال پیشرفت است . بدین صورت که در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه به صورت کامپیوتری و پیشرفته انجام می گیرد.

سیستم سنتی دبیر خانه :

در سیستم دبیر خانه سنتی عملیات ثبت نامه ها به شرح زیر انجام می شود .

ثبت نامه های وارده : نامه های وارده یا نامه های دریافتی و ثبت نامه های صادره به صورت دستی یا ازطریق  پست،ارباب رجوع یا پیکهای مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور یا اندیکس ثبت میشود به اینصورت که شماره و تاریخ نامه همچنین موضوع در دفتر اندیکاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق میگیرد وسپس نامه را به صورت دستی در کارتابل های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رویت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از کپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسئول آنها شده و رسید گرفته می شود.

ثبت نامه های صادره : نامه های صادره ابتدا به صورت پیش نویس تهیه و به قسمت تایپ که به صورت دستی یا کامپیوتری است داده شده تا تایپ شود . پس از آن  و امضاء مسئولان ذی ربط نامه در دفتر اندیکاتور ثبت شده و شماره ای به این نامه اختصاص می یابد . این قسمت از ثبت را نامه های ارسالی تشکیل می دهند که نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاکت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می گردد. داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یک نسخه کپی باید در بایگانی دبیر خانه نگهداشته شود.

نرم افزار دبیرخانه الکترونیک 

در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن برای ارسال و مراسلات به صورت غیرفیزیکی و سیستمی استفاده شده و در برنامه کار دبیرخانه ها گنجانده شده است .

مزیت نرم افزار نسبت به سیستم دستی این است که عملیات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاری و سیستمی انجام می دهد . یعنی دیگر نامه ها در دفاتر فیزیکی وارد نشده و روال کار دبیر خانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می شود .

سیستم وارده : نامه های ارسالی به شرکت در سیستم وارده ثبت می شوند بدین صورت که شماره نامه تاریخ نامه موضوع نامه وعطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت شده و سپس ذخیره می شوند متن نامه توسط اسکنر اسکن شده و در سیستم ضبط می شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن کامل چه با یک صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت شده و توسط کاربر به عنوان مورد نظر (مثلا مدیریت عامل) ارسال می شود . در همان زمان مدیریت عامل نامه را در کارتبل کامپیوتری خود باز کرده و نامه را می خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذیربط ارجاع می دهد . این عمل از ارسال فیزیکی نامه به دفاتر و یا مدیران شرکت جلوگیری کرده و با سرعت عمل بیشتری می توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روی انها انجام گیرد . سپس فیزیک نامه در دبیر خانه بایگانی می شود . عملیات انجام شده در سیستم وارده همچنین به سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط کاربر ، برای سهولت در پیدا کردن نامه برای ارباب رجوع کمک زیادی می کند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبیر خانه کل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است .

سیستم صادره : نامه های خروجی شرکت از ابتدای مرحله تایپ در سیستم اتوماسیون اداری تایپ می شود به شخص امضاء کننده ( مدیر عامل و یا مدیر امور ) ارجاع می شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودکار به کارتابل دبیرخانه ارسال می شود . پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فیزیکی روی اصل نامه ، نامه از طریق دبیر خانه پست و یا به محل مورد نظر ارسال می شود .



|
امتياز مطلب : 0
|
تعداد امتيازدهندگان : 0
|
مجموع امتياز : 0


مطالب مرتبط با اين پست
مي توانيد ديدگاه خود را بنويسيد


نام
آدرس ایمیل
وب سایت/بلاگ
:) :( ;) :D
;)) :X :? :P
:* =(( :O };-
:B /:) =DD :S
-) :-(( :-| :-))
نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

آپلود عکس دلخواه:








قدرتمند ترین پکیج رپورتاژ و بک لینک

منوي کاربري


عضو شويد


نام کاربری
رمز عبور

:: فراموشي رمز عبور؟

عضويت سريع

نام کاربری
رمز عبور
تکرار رمز
ایمیل
کد تصویری
نويسندگان
خبرنامه
براي اطلاع از آپيدت شدن وبلاگ در خبرنامه وبلاگ عضو شويد تا جديدترين مطالب به ايميل شما ارسال شود



تبلیغات متنی
چت باکس

نام :
وب :
پیام :
2+2=:
(Refresh)
ساخت وبلاگ
اپلود عکس
آپلود عکس با لینک مستقیم
دانلود سریال ایرانی طنز
خرید ساعت مچی
هاست ارزان | خرید هاست
طراحی سایت در تبریز
دانلود رمان

خرید کانکس مسکونی
کسب درآمد اینترنتی
چت روم
ثبت شرکت
ثبت شرکت در کرج
خرید بک لینک ارزان
طراحی سایت در کرج
چت روم
قاصدون

خرید ژل امیزشی
دانلود رمان عاشقانه
تایتان چت
دانلود فیلم ایرانی با لینک مستقیم
جملات زیبا از بزرگان | جملات مفهومی
دانلود کلیپ خارجی
اخبار حوادث
مجله زیبایی بانوان
مجله اینترنتی مد
والپیپر های زیبا
دانلود فیلم ایرانی
دانستنی های پزشکی
جملات عاشقانه | عکس های عاشقانه
انجم تفریحی حد و حدود
اس ام اس مناسبتی
دانلود برنامه آشپزی اندروید
دانستنی های جنسی | آموزش روابط زناشویی
مجله تفریحی و سرگرمی
جملات عارفانه | جملات درمورد خدا
دکوراسیون داخلی ایرانی
دانلود آهنگ ایرانی غمگین
دانلود نرم افزار اندروید جدید
مجله تفریحی سرگرمی خر تو خر
آموزش طراحی سایت
دانلود بازی اندروید دخترانه
قران انلاین
طراحی سایت در تبریز
دانلود آهنگ ایرانی
سایت تخصصی ماشین
آبادان نیوز
الوان وب
دانلود اهنگ جدید
چت روم
بیت کوین
چت روم
گالری مدل لباس کودک
فال و طالع بینی
زیست پلاس - مرجع جامع کنکوریها
دانلود آهنگ جدید ایرانی
خرید ساعت کاسیو
علی چت
جوک 19
پایگاه خبری سهامدار نیوز
وایبر سافت
آنتیک موزیک
مجله تفریحی غزاله چت
مجله سرگرمی آلاله چت
خدمات بلاگ | url shortener service
خرید بک لینک
دانلود عکس متن دار با کیفیت HD
مجله تفریحی سرگرمی فانیا
دانلود موزیک پاپ ایرانی
مجله اتو چت
رویا طرح
زرنا نیوز
مجله امگا چت
طنز بازار
شلیل چت
پورتال محیا چت
درهاج چت
چت ایمیل

اف سی بی چت
ابتین چت
مکس نیوز
گلچین 98
مجله فان گپ
پورتال ماهان چت
چت تاپ
نانسی چت
نوز چت
شیدا چت
بزرگترین سایت مرجع ماشین
چت نشین
سلکت موزیک | دانلود آهنگ پاپ
شطرنج اراک
دروغ چت
فروش محصولات ورزشی | ایران پولار
سایت پیچک چت
اسکای پاتوق
افسون چت
محبت چت
سایت تفریحی 200 لاو
باکس نیوز
مجله پارسا گپ
دانلود فیلم و سریال
نوا گیم - دانلود بازی کامیپوتر کم حجم
پی فور فیلم
دانلود والپیپر
جدیدترین عکس های هنرمندان و مد لباس

چت ققنوس
آرال چت
همراه چت
ماه پری چت
بهاره چت
تفریحی چت
پارسینا چت
بروز موزیک
آبنباتی چت
تمدن ها
برترین ها
شارژ0
خونه تو
عشق اول چت
نانو چت
هیدن چت
چت نت
سیاهی چت
کوه چت
رهام چت
چت نو
عشق ابدی
فروشگاه اینترنتی
او موزیک
دانلود کلیپ جدید | عکس خفن
چت ماتیار
پورتال با ما
آنیلا چت
پورتال رومنا
فور چت
دانلود رایگان
آزران دانلود
دانلود فیلم و سریال
پرنس چت
فرار چت
پورتال آرمین
پارسینا چت
پورتال همدان
چت تاپ ناب
فروش بک لینک
تهران روم
تاپ رمان
پورتال برف
سایت ره گوی
قالب وبلاگ

http://www.saclongchamp--pascher.fr/
http://buyviagransa.com/